Preparação é tudo

Preparação 1

Por Vitor Seravalli

Apresentar um trabalho, propostas de projeto, ou mesmo uma prestação de contas para níveis mais altos da organização, são sempre eventos que necessitam de muito cuidado em sua preparação. Embora fundamentais, não estou falando somente das informações ou da apresentação em si. Refiro-me mesmo à estratégia que deve ser utilizada para convencer com bons argumentos as pessoas para as quais a intervenção será feita.

Em minha carreira tive oportunidade de acertar e errar. Ganhei e perdi. Fiz ótimas apresentações, e outras nem tanto. Mas a partir de uma delas em especial, onde buscava a aprovação de algo muito relevante para meu futuro como líder da área que estava sob minha responsabilidade, tudo mudou.

Inicialmente, eu tinha nas mãos indicadores consistentes de que a coisa não poderia continuar como estava. Porém, a mudança proposta demandaria um investimento importante, e a empresa não estava com recursos planejados isso.

De qualquer forma, juntei todos os argumentos que pude. Pesquisei muito, desenvolvi todas as alianças possíveis, caprichei no material que seria utilizado, mas algo ainda faltava, e isso deixava-me inseguro.

O time que escutaria meus argumentos, e decidiria pela aceitação ou não de minha proposta, era composto pelas cinco pessoas com maior poder na organização.

Eu teria somente quinze minutos e restava menos de uma semana para o grande dia.

Embora bem preparado, eu precisava de algo mais.

Refleti sobre o que poderia melhorar minha sensação de segurança, e depois de muito pensar, tive uma ideia óbvia, mas nova para mim àquela altura.

Entrei em contato com as assistentes de cada um dos cinco executivos, e pedi dez minutos para uma rápida consulta. Não foi fácil, mas aos trancos e barrancos, fui conduzindo conversas informais com esses líderes, e basicamente explicava todos os detalhes de minha proposta e ao final, pedia um feedback, buscava identificar as principais dúvidas, estimulava perguntas, e o que deveria ser acrescentado para aumentar as chances de aprovação da proposta.

Tudo era muito rápido, mas meu foco estava em capturar suas sugestões de melhorias.

Falei com cada um, e posteriormente, reconstruí minha apresentação.

Os argumentos, agora, eram somente respostas a todos os pontos que foram capturados nas entrevistas individuais.

O dia “D” chegou, e quando entrei na sala de reuniões, minha estratégia havia sido completamente modificada. Não fiz mais a apresentação da proposta, pois todos já a conheciam.

Comecei lembrando a eles que meu projeto já era do conhecimento de todos, e em seguida, tudo o que fiz foi apresentar encaminhamentos para cada uma das sugestões que eles fizeram durante as conversas.

Terminei, e apesar de um ou outro comentário, o grau de questionamento foi infinitamente menor que em vezes anteriores.

Saí da sala com a tão desejada aprovação, mas o principal ganho foi a descoberta de uma forma diferente de apresentar projetos.

É óbvio que não venci todas as batalhas posteriores, mas não há dúvidas, passei a dar mais trabalho aos meus interlocutores.

E se reflito sobre os motivos do sucesso dessa experiência, eles podem ser sumarizados em três itens: eu acreditei completamente naquilo que propus, eu percebi que a melhor preparação possível seria o único caminho viável, e finalmente, eu preferi escutar mais e falar menos.

Lição aprendida, não mais esquecida.

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